E-Rechnung: Ab 2027 müssen größere Betriebe elektronisch versenden – eine PDF reicht nicht

Die E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 Realität – zumindest beim Empfang. Jeder Unternehmer in Deutschland muss seither in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen anzunehmen. Für den Versand gilt ein Stufenplan, der 2027 die größeren Betriebe erreicht und 2028 alle.

Der Stufenplan

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden – im GaLaBau ein großer Teil des Geschäfts – sind nicht betroffen; sie dürfen weiter auf Papier oder als PDF gestellt werden. Rechnungen an Kommunen laufen ohnehin seit Jahren über XRechnung.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (eine PDF mit eingebettetem XML). Eine per E-Mail verschickte PDF ohne XML-Teil ist keine E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch ankommt. Umgekehrt muss ein Betrieb, der eine XRechnung erhält, sie lesen können – ein Viewer oder die Buchhaltungssoftware übernehmen das.

Umstellung im Winter

Die meisten Branchenprogramme für den GaLaBau können XRechnung und ZUGFeRD inzwischen erzeugen; Buchhaltungssoftware und Steuerberater verarbeiten sie. Drei Schritte:

1. Empfang prüfen. Kommen E-Rechnungen von Lieferanten an, werden sie gelesen, archiviert und gebucht? Eine E-Mail-Adresse allein reicht nicht – die Datei muss zehn Jahre unverändert aufbewahrt werden.
2. Versand testen. Mit dem Steuerberater klären, welches Format die Software erzeugt, und eine Testrechnung an einen gewerblichen Kunden schicken.
3. Stammdaten pflegen. Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, USt-IdNr. der Kunden, korrekte Leistungsbeschreibungen – Fehler in den Stammdaten machen aus der E-Rechnung eine Rückfrage.

Wer die Umstellung in der Schlechtwetterzeit erledigt, startet 2027 ohne Nachfragen vom Finanzamt.