123erfasst: Zeiterfassung, die nebenbei das Bautagebuch schreibt

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Betriebe die Arbeitszeit erfassen – Beginn, Ende, Pausen. Der Stundenzettel erfüllt das, aber er kostet den Vorarbeiter jeden Abend zehn Minuten und das Büro am Monatsende einen Tag. 123erfasst ist die App, mit der viele Bau- und GaLaBau-Betriebe diese Pflicht in einen Nutzen verwandelt haben: Die Kolonne bucht sich morgens auf der Baustelle ein, und das Büro sieht die Stunden sofort auf dem richtigen Auftrag.

Was die App erfasst

Zeiten, Tätigkeiten und Standorte je Baustelle; Fotos und eigene Formulare, etwa für Abnahmen oder Sicherheitsunterweisungen; Material- und Geräteeinsatz. Aktive Baustellen erscheinen auf einer Karte. Wer keinen Empfang hat, erfasst offline – die Daten werden übertragen, sobald das Netz zurück ist.

Der Kniff ist das Bautagebuch: Die App fasst Maschinen, Geräte, Material, anwesende Mitarbeiter und die Wetterdaten des Tages automatisch zu einem Tagebucheintrag zusammen. Der Vorarbeiter ergänzt zwei Sätze und ein Foto, und das Dokument, das in Streitfällen über Nachträge und Verzögerungen entscheidet, ist geschrieben.

Erweiterungen decken Disposition, Mängelmanagement und die Ortung von Maschinen und Geräten (123fleet) ab. Anbieter ist die NEVARIS Bausoftware GmbH.

Was es kostet

Es gibt eine kostenlose Einstiegsversion; Preise für Erweiterungen und größere Nutzerzahlen nennt der Anbieter auf Anfrage. Für einen Betrieb, der bisher Stundenzettel abtippt, ist die Rechnung einfach: ein Bürotag pro Monat gegen die Lizenz.

Grenzen

123erfasst ist kein Kalkulationsprogramm und keine Buchhaltung. Die Stunden müssen in die Lohnabrechnung und die Nachkalkulation – dafür gibt es Schnittstellen, deren Einrichtung Aufwand kostet. Wer die Software des Herstellers NEVARIS im Büro nutzt, hat es einfacher; wer eine andere Branchenlösung einsetzt, sollte die Schnittstelle vor dem Vertrag prüfen.

Für wen

Für jeden Betrieb, der Stunden auf Baustellen verteilt und die Aufzeichnungspflicht ohne Papier erfüllen will – vom Einzelunternehmer mit einer Kolonne bis zum Großbetrieb. Besonders für Betriebe mit öffentlichen Aufträgen, bei denen das Bautagebuch nicht Kür, sondern Pflicht ist.