Zeiterfassung: Der Referentenentwurf will die elektronische Pflicht – Papierzettel hätten ausgedient

Die Pflicht, die Arbeitszeit der Beschäftigten zu erfassen, gilt bereits – seit das Bundesarbeitsgericht sie 2022 aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet hat. Offen war seither, wie: Papier, Excel, App? Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums, der im Juni 2026 bekannt geworden ist, soll das regeln. Kern: Die Erfassung muss elektronisch erfolgen.

Was der Entwurf vorsieht

Nach den bislang bekannten Eckpunkten sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch erfasst werden – objektiv, verlässlich und für die Beschäftigten zugänglich. Papier-Stundenzettel würden dann nicht mehr ausreichen. Für Betriebe mit weniger als zehn Beschäftigten ist eine Ausnahme vorgesehen; sie dürften weiterhin auf Papier erfassen. Die Erfassung kann an die Beschäftigten delegiert werden, der Arbeitgeber bleibt verantwortlich.

Was das für den GaLaBau heißt

Die Branche arbeitet in Kolonnen, weit weg vom Büro, mit Fahrzeiten, Pausen auf der Baustelle und Überstunden bei gutem Wetter. Genau diese Situationen sind es, die eine Erfassung schwierig und – aus Sicht des Gesetzgebers – nötig machen. Drei praktische Fragen:

1. Wer erfasst? In den meisten Betrieben der Vorarbeiter für die Kolonne, per App auf dem Smartphone oder Tablet. Das ist zulässig, wenn die Beschäftigten Einsicht haben und der Betrieb die Daten kontrolliert.
2. Was ist Arbeitszeit? Fahrzeit von der Baustelle zur Baustelle ja, vom Wohnort zum Betrieb in der Regel nein, vom Betrieb zur Baustelle in der Regel ja. Diese Fragen sind unabhängig von der Erfassungsform zu klären – am besten schriftlich in einer Betriebsvereinbarung oder Arbeitsanweisung.
3. Was passiert mit den Daten? Sie dienen der Lohnabrechnung, dem Nachweis gegenüber Behörden und – oft übersehen – der Nachkalkulation. Wer Stunden je Baustelle erfasst, weiß am Ende des Jahres, welche Aufträge Geld gebracht haben.

Was jetzt zu tun ist

Betriebe ab zehn Beschäftigten, die noch mit Papier arbeiten, sollten die Umstellung nicht vom Gesetz abhängig machen. Die Anbieter sind zahlreich, die Kosten überschaubar, und die Nebeneffekte – Baustellenzuordnung, Nachkalkulation, Lohnabrechnung ohne Nachtragen – rechnen sich unabhängig von der Pflicht. Wer im Sommer umstellt, hat bis zum Winter Routine.